Xuất phiếu thu

Hướng dẫn thao tác xuất phiếu thu khi thu tiền khách hàng tại cơ sở

1. Lưu ý khi thao tác in phiếu thu

1.1. Cần in 3 liên phiếu thu gồm:

• 1 liên giao lại khách hàng để ký nhận (nếu khách hàng yêu cầu)

• 1 liên lưu giữ tại cơ sở

• 1 liên gửi về kế toán

1.2. Tiêu chuẩn phiếu thu

• Có con dấu đã thu tiền để đóng dấu và dấu mộc của công ty (nếu khách hàng yêu cầu)

• Chấp nhận phiếu thu in đen trắng từ máy in cơ sở (do đang chỉ sử dụng mực đen)

• Phiếu thu in trên giấy A4 hiện tại được cấp và sử dụng tại cơ sở

Phiếu thu sau khi in và đóng dấu tại HO NCT

2. Các bước tạo phiếu thu

2.1. Tạo phiếu thu

Đối tượng sử dụng:

• Admin space

• Lễ tân cơ sở

• CSL

• Sale

Người dùng cần truy cập vào hệ thống CRM-v2 (https://crm-v2.mindx.edu.vn/receipt/export-receipt) để thực hiện thao tác nhập thông tin và xuất phiếu thu cho khách hàng khi thanh toán tại cơ sở.

Tính năng tạo phiếu thu sẽ có trên 2 phiên bảng CRM của XSchool và XSpace nhằm phân biệt được phiếu thu được tạo và xuất cho mảng nào.

• XSchool: https://crm-v2.mindx.edu.vn/receipt/export-receipt

• XSpace: https://crm-v2.mindxspace.com/receipt/export-receipt

Chú ý khi tạo phiếu thu cần xác định rõ là thu tiền cho khách thuộc mảng XSchool hay XSpace để truy cập vào đúng hệ thống sử dụng.

Màn hình danh sách phiếu thu sau khi tạo

Các bước tạo phiếu thu gồm:

1. Thông tin chỉ định sale chăm sóc khách hàng

Đây là phần thông tin cho phép người dùng lọc và chọn tài khoản nhân viên sale chỉ định chăm sóc và hỗ trợ khách hàng thanh toán tại cơ sở

Thông tin chọn sale chỉ định bắt buộc để lưu trữ thông tin đối soát tự động cho phương thức thanh toán tiền mặt khi tạo thanh toán trên CRM.

Các thông tin bao gồm:

• Business Unit: Lọc tài khoản sale theo BU

• Center: Lọc tài khoản sale theo cơ sở

• Sale được chỉ định: Chọn tài khoản sale chỉ định đang chăm sóc khách hàng thực hiện thanh toán

2. Thông tin chung

Bao gồm các thông tin chung ghi nhận khi xuất phiếu thu gồm:

• Xuất tại (cơ sở): Phiếu thu được xuất tại cơ sở nào

• Phương thức thanh toán: Là hình thức khách hàng thực hiện thanh toán (tiền mặt, quẹt thẻ POS, chuyển khoản,..)

• Loại chi phí: Là loại chi phí được thu cho chi phí

  • Vận hành cơ sở: Là khoản thu liên quan đến phí chuyển phát nhanh (CPN) thu và chuyển hộ cho khách hàng space

  • Doanh thu: Là các khoản tiền thu từ khách hàng như khoá học school hay dịch vụ của space

3. Thông tin trên phiếu thu

Là nội dung thể hiện trên phiếu thu sau khi in và xuất cho khách hàng ký (như trên ảnh tương ứng với phiếu thu đang được sử dụng)

Lưu ý:

• Sau khi hoàn tất nhập các thông tin bắt buộc sẽ cho phép người dùng lưu thông tin phiếu thu này ở trạng thái nháp (Draft). Tại đây người dùng có thể in và xuất phiếu thu cho khách hàng ký xác nhận.

• Người dùng cần lưu ý chụp/scan ảnh phiếu thu đã ký xác nhận từ 2 phía khách hàng và người thu tiền. Sau đó tải lên hệ thống ảnh phiếu thu đã chụp và hoá đơn chứng từ đính kèm (ví dụ biên lai khi thanh toán quẹt thẻ POS,..) để cập nhật cho phiếu thu tương ứng. Lúc này phiếu thu sẽ cập nhật sang trạng thái Đã xuất (exported) và chuyển sang phía bộ phân kế toán duyệt phiếu thu.

Màn hình hướng dẫn thao tấc tạo phiếu thu

2.2. Chỉnh sửa phiếu thu sau khi đã xuất

Tính năng cho phép người dùng được chỉnh sửa 2 phần thông tin sale chỉ định chăm sóc khách hàng và thông tin chung.

Lưu ý phiếu thu ở trạng thái đã xuất không thể chỉnh sửa nội dung trên phiếu thu.

Màn hình thao tác sửa thông tin phiếu thu sau khi tạo

2.3. Phân quyền người dùng

Đối với việc phân quyền cho người dùng thao tác tạo/sửa phiếu thu, Admin hệ thống cần thực hiện phân quyền trên hệ thống Base beta https://base-beta.mindx.edu.vn/

Chọn vào menu Role -> Chọn role cần phần quyền -> Chọn hệ thống phân quyền (CRM-v2) -> Tích phân quyền cho Receip management

• View: Quyền xem màn hình danh sách phiếu thu/ duyệt phiếu thu

• Create: Tạo phiếu thu

• Edit: Chỉnh sửa phiếu thu sau khi đã xuất

Màn hình thực hiện phân quyền cho role sử dụng tính năng phiếu thu