Dropout request - Yêu cầu nghỉ ngang

Hướng dẫn chi tiết cách tạo và phê duyệt một yêu cầu nghỉ ngang trên hệ thống.

Dropout student (Học sinh nghỉ ngang) là trạng thái của 1 học sinh rời khỏi MindX trước khi hoàn thành chương trình học của họ.

Để đưa một học sinh về trạng thái Dropout (Nghỉ ngang) trên hệ thống, người dùng cần tạo Yêu cầu nghỉ ngang (dropout request) cho học sinh đó và yêu cầu đó cần được phê duyệt hệ thống.

(Nội dung được cập nhật tháng 04/2024)

Đáp ứng nhu cầu vận hành thực tế, LMS đã cập nhật thêm các chức năng của việc lưu thông tin nghỉ ngang (dropout) của học sinh. Các nội dung được cập nhật từ tháng 04/2024 như sau:

1. Các trạng thái của yêu cầu nghỉ ngang (Dropout request)

2. Ràng buộc thời gian học sinh quay trở lại học khi kết thúc thời gian nghỉ ngang

1. Các trạng thái của Yêu cầu nghỉ ngang (Dropout request)

Khi CS tạo một yêu cầu nghỉ ngang cho học sinh, yêu cầu nghỉ ngang đó sẽ cần phải được phê duyệt để làm thay đổi trạng thái của học sinh. Các trạng thái của yêu cầu nghỉ ngang bao gồm:

• Pending: trạng thái khi yêu cầu nghỉ ngang được tạo mới, đang chờ phê duyệt

• Approved: yêu cầu nghỉ ngang đã được phê duyệt. Học sinh có yêu cầu nghỉ ngang ở trạng thái này sẽ có trạng thái (Student status) là Nghỉ ngang (Dropout)

• Rejected: yêu cầu nghỉ ngang đã bị từ chối. Học sinh có yêu cầu nghỉ ngang ở trạng thái này sẽ giữ nguyên trạng thái (Student status) như khi có yêu cầu nghỉ ngang được tạo mới.

• Expired: yêu cầu nghỉ ngang đã quá 60 ngày, kể từ ngày bắt đầu nghỉ ngang của học sinh. Bắt đầu ử trạng thái này, học sinh muốn nhập học trên hệ thống sẽ cần phải được xét duyệt.

• Returned: học sinh đã quay trở lại học sau khi ở trạng thái "Nghỉ ngang". Khi học sinh có từ 2 yêu cầu nghỉ ngang trở lên, yêu cầu nghỉ ngang có ở thời điểm gần nhất sẽ được cập nhật sang trạng thái "Returned" khi học sinh được nhập học vào lớp mới.

Sơ đồ mô tả trạng thái Yêu cầu nghỉ ngang của học sinh

Trong màn Student trên LMS sẽ có thêm một màn hình nữa "Dropout request" tổng hợp tất cả các yêu cầu bảo lưu đang có trên hệ thống cùng trạng thái của nó

Vị trí màn hình Yêu cầu bảo lưu trên hệ thống

2. Tạo yêu cầu nghỉ ngang (Create Dropout request)

Để tạo thông tin nghỉ ngang cho học sinh, người dùng vào Student ->Thông tin chi tiết của 1 học sinh -> Dropout information

39MB

Screen Recording 2024-04-18 at 19.21.26.mov

Màn hình diễn tả hành động vào ghi nhận thông tin học sinh dropout

Chỉ khi học sinh ở các trạng thái INACTIVE/ONHOLD/ONHOLD EXPIRE/UNKNOW mới tạo được yêu cầu nghỉ ngang

Người dùng phải được cấp quyền mới có thể tạo mới/chỉnh sửa/phê duyệt thông tin về yêu cầu nghỉ ngang

Thông tin nghỉ ngang của học sinh gồm có:

• Registered products: gói sản phẩm mà học sinh đó đã mua (hệ thống tự động cập nhật)

• Last class: lớp cuối cùng mà học sinh đó học trước thời điểm nghỉ ngang (hệ thống tự động cập nhật)

• Dropout date: ngày nhận thông tin hoặc ngày học sinh thông báo nghỉ ngang (bắt buộc người dùng điền)

• Type: phân loại lý do học sinh nghỉ ngang (bắt buộc người dùng điền)

• Description: mô tả chi tiết lý do nghỉ ngang của học sinh (bắt buộc người dùng điền)

• Proof photo: hình ảnh minh chứng lý do nghỉ ngang của học sinh (bắt buộc người dùng điền)

Giao diện màn nhập thông tin dropout infomation

Sau khi nhập đầy đủ thông tin nghỉ ngang của học sinh, người dùng ấn nút , hệ thống sẽ hiển thị pop-up thông báo khi thông tin được lưu thành công. Và yêu cầu bảo lưu sẽ hiển thị trạng thái Pending.

Hướng dẫn tạo và lưu thông tin nghỉ ngang (dropout) của học sinh

Hệ thống cũng đã cập nhật lịch sử của yêu cầu nghỉ ngang để người dùng tiện theo dõi lịch sử thay đổi các trạng thái, nội dung của một yêu cầu nghỉ ngang của một học sinh. Thông tin gồm có:

• Ngày thao tác

• Giờ thao tác

• Tên tài khoản thực hiện thao tác

• Nội dung chi tiết của thao tác

Vị trí nút xem lịch sử của một yêu cầu nghỉ ngang của một học

Nội dung được lưu trong một lịch sử nghỉ

3. Phê duyệt yêu cầu nghỉ ngang

Để đảm bảo chặt chẽ trong quy trình xử lý khi học sinh nghỉ ngang và đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu, từ tháng 04/2024, khi người dùng tạo yêu cầu nghỉ ngang cho một học sinh sẽ cần thêm một bước phê duyệt yêu cầu nghỉ ngang đó để đảm bảo học sinh được chuyển sang trạng thái nghỉ ngang (Student status = Drop out) trên hệ thống.

Có phân quyền trên hệ thống để phê duyệt yêu cầu nghỉ ngang của học sinh.

Khi người dùng có quyền phê duyệt yêu cầu nghỉ ngang, sẽ xuất hiện nút bấm và khi phê duyệt yêu cầu nghỉ ngang.

Người dùng vào màn hình Dropout request để thực hiện phê duyệt các yêu cầu nghỉ ngang trên hệ thống

Khi người dùng từ phê duyệt yêu cầu nghỉ ngang, người dùng sẽ cần điền lý do từ chối. Và lý do này sẽ được lưu trong yêu cầu nghỉ ngang của học sinh.

Yêu cầu nghỉ ngang ở trạng thái Rejected và lý do bị từ chối phê duyệt của yêu cầu đó

Trong lịch sử các thông tin bảo lưu của học sinh sẽ cập nhật thông tin phê duyệt yêu cầu bảo lưu đó.

Lịch sử các thay đổi của một yêu cầu bảo lưu có trên hệ thống

4. Học sinh nghỉ ngang quay trở lại nhập học

Đáp ứng nhu cầu vận hành thực tế, khi học sinh đã xác nhận "bỏ học" và người dùng đã lưu thông tin nghỉ ngang của học sinh trên hệ thống, MindX vẫn nỗ lực bằng nhiều cách để đưa học sinh quay trở lại học tập tại MindX. Hệ thống LMS đang đưa ra các ràng buộc cho việc nhập học trở lại của học sinh đã có yêu cầu nghỉ ngang trên hệ thống như sau:

• Trong vòng 60 ngày, kể từ ngày nghỉ ngang (dropout date) trên hệ thống, người dùng có thể nhập học lại cho học sinh trên hệ thống mà không có ràng buộc gì

• Từ ngày thứ 61 trở đi, kể từ ngày nghỉ ngang (dropout date) trên hệ thống, yêu cầu nhập học của học sinh này sẽ cần một bước để phê duyệt để vào lớp.