Office Hours

Tất tần tật các thông tin cần biết về Office Hours (OH) trên LMS

Đây là các sự kiện có chấm công của giảng viên nhưng không thuộc Lớp/Classes như:

• Trực trải nghiệm (Trial): bao gồm các case trải nghiệm offline phát sinh thêm, trải nghiệm online, trải nghiệm tại nhà học viên

• Trực trải nghiệm offline tại cơ sở (Fixed): giảng viên được đặt lịch từ trước để trực offline tại cơ sở (~3h/ca)

• Sự kiện (Event): bao gồm các loại sự kiện là như sự kiện khai trương, sự kiện liên kết với các trung tâm, trường...

• Dạy bù (Makeup): là buổi dạy bù cho 1 hoặc nhiều học viên do học viên nghỉ, không theo kịp tiến độ của lớp chung

1. Vai trò của người dùng trên OH

Tùy vào các vai trò khác nhau, người dùng sẽ có những phạm vi thao tác khác nhau trên OH. Cụ thể như sau:

• Salesman: tạo, chỉnh sửa công của Fixed, Trial, Event

• BTL: xác nhận các công của Fixed, Trial, Event thực tế đã được diễn ra so với lịch đặt ban đầu

• CXO: tạo, chỉnh sửa, xác nhận công của Makeup

• TE: nhận thông tin các lịch OH được tạo bởi salesman và CXO, phân công giảng viên phụ trách các lịch đó

• Giáo viên: điền kết quả OH của học viên lên LMS sau khi kết thúc buổi dạy

2. Các trạng thái lịch OH trên hệ thống

3. Sơ đồ quy trình xử lý lịch OH

Để tạo lịch OH chưa có trên hệ thống, sa khi vào tính năng Office hours trên LMS, người dùng click vào nút bấm

ở góc trên, bên phải màn hình OH. Điền các thông tin

Giao diện điền thông tin tạo lịch OH mớiCác trường thông tin có dấu * là trường thông tin bắt buộc phải điềnVới trường thông tin Hour, có thể chọn theo các lựa chọn có sẵn, hoặc có thể tự điền theo ý muốn bằng cách kéo xuống dưới để thấy phần Manual, kích chọn và tự set giờ“Note” cần được ghi rõ các thông tin sau:

• Cụ thể loại hình của Office Hours

​

Ví dụ về nội dung phần Note

4.2. TE xác nhận thông tin lịch và bố trí giảng viên phụ trách

Sau khi lịch OH được tạo xong, TE nhận thông tin -> điều phối giảng viên (nếu chi nhánh chưa đăng ký hoặc đăng ký nhưng chưa phù hợp), điền thông tin giảng viên vào mục Teacher -> Ấn “Approve”

Khi có account giảng viên được set-up cho lớp này, giảng viên đó sẽ nhận được email và sms báo từ hệ thống lịch dạy OH này.

Email thông báo lịch dạy OH tới giảng viên

Nội dung SMS được gửi tới giảng viên có lịch dạy OH

4.3. Ghi nhận công giảng viên dạy OH

• Chọn “Deny” đối với ca bị huỷ

• Với các ca cần được Confirm công với các buổi dạy đã được diễn ra trên thực tế.

​

Vị trí nút bấm xác nhận công OHASM/STL cần kiểm tra lại 1 loạt các công OH cần xác nhận và chỉnh sửa nếu cần thiết:

• Nếu thời gian thực tế khác với thời gian đã tạo -> thay đổi thông tin.

• Nếu format điền Note của GV chưa chuẩn -> fix lại cho chuẩn Với trải nghiệm/dạy bù:

• Nếu lượng HV thực tế khác -> thêm/bớt cho chuẩn

Giao diện phần OH đã dược xác nhận công

Office Hour có thể chỉnh sửa được cho đến trước bước Confirm/Deny.Cơ sở có thể thêm học viên vào lịch OH đã được tạo để tối ưu chi phí và vận hành

Đăng ký Office Hours muộn

Có thể đăng ký Office Hours muộn nhưng khuyến khích trong ngày, không đăng ký muộn công của tháng trước.Cần chú ý các ngày cuối tháng, tránh mắc lỗi để qua tháng không back về chỉnh tháng trước nữa

Nếu tạo sai Office Hours có thể chọn Abandon để bỏ Office hours này

Giao diện hủy lịch OH trên LMS