Last updated
Last updated
(Cập nhật tháng 05/2024)
Bảo lưu là trạng thái học viên tạm thời nghỉ học tại MindX trong một khoảng thời gian, sẽ quay trở lại học sau đó. Thời gian bảo lưu sẽ theo quy định của OM, tùy từng thời điểm.
Flow giải quyết bảo lưu cho học viên trên LMS như sau:
Chỉ có thể tạo yêu cầu bảo lưu cho học viên ở trạng thái INACTIVE (tương đương với việc, học viên đó đang không ở trong 1 lớp nào cả).
Yêu cầu bảo lưu (Onhold request) trên hệ thống hiện đang có các trạng thái sau:
Pending: yêu cầu bảo lưu vừa tạo mới và đang chờ được duyệt
Approved: yêu cầu bảo lưu đã được phê duyệt. Học sinh có yêu cầu bảo lưu ở trạng thái này sẽ có trạng thái là Bảo lưu trên hệ thống (Student status = Onhold)
Reject: yêu cầu bảo lưu bị từ chối duyệt
Cancelled: yêu cầu bảo lưu bị xóa bởi người tạo (Thao tác chỉ thực hiện được trước khi yêu cầu bảo lưu được phê duyệt)
Abandon: yêu cầu bảo lưu bị hủy bởi người duyệt, trước khi tới ngày bắt đầu của yêu cầu bảo lưu đó
Suspended: yêu cầu bảo lưu đã diễn ra và dừng lại trước khi tới ngày kết thúc đã được lưu trên hệ thống
Returned: yêu cầu bảo lưu đã kết thúc và học sinh đã được nhập học vào 1 lớp đang ở trạng thái Running
Expired: yêu cầu bảo lưu đã qua ngày kết thúc (onhold request endDate) và học sinh vẫn chưa đi học lại
Extra: yêu cầu bảo lưu đã được thêm ngày kết thúc
Từ tháng 04/2024, hệ thống đã giới hạn số lần/thời gian tạo bảo lưu cho học sinh theo từng gói khóa học mà học sinh theo học.
Bảo lưu vượt hạn (Onhold exception) được giới hạn trên toàn bộ hệ thống là 01 lần, tối đa 365 ngày.
Yêu cầu bảo lưu sẽ được thực hiện bảo CXO/CXL (sau đây gọi chung là CXO) trên hệ thống. Người dùng có thể tạo yêu cầu bảo lưu cho học sinh khi học sinh đang ở trạng thái Active (học sinh tham gia một lớp học đang vận hành trên hệ thống)
Người dùng điền đầy đủ các thông tin trong các ô trống dưới đây để tạo Yêu cầu bảo lưu cho học viên.
Lưu ý ở "Recent product" người dùng lựa chọn gói khóa học học sinh đang sử dụng (Package is studying). Các giới hạn về số lần/thời gian bảo lưu sẽ được tính theo gói học được lựa chọn.
Khi CXO điền số ngày bảo lưu và chọn ngày bắt đầu, lịch trên ngày kết thúc sẽ tự động nhảy theo.
Lý do bảo lưu phải chọn theo các trường thông tin có sẵn. Trường hợp phải bổ sung thêm các lý do mới chưa có trên LMS, CXO liên hệ OM để bổ sung.
Chỉ được tạo một yêu cầu bảo lưu mới khi:
Yêu cầu bảo lưu cũ bị hủy (Cancelled) hoặc bị từ chối phê duyệt (Rejected)
Yêu cầu bảo lưu cũ đã hết hạn (Expired)
Yêu cầu bảo lưu cũ đã được dừng lại (Suspended)
CXO chỉ được sửa yêu cầu bảo lưu do mình tạo ra
CXL/OM được sửa tất cả các yêu cầu bảo lưu
Việc huỷ yêu cầu bảo lưu (Cancelled) chỉ được thao tác bởi chính người tạo ra yêu cầu bảo lưu đó hoặc người được cấp quyền (thường là OD/OM)
Trong phần Students, người dùng vào tab "Onhold request" sẽ thấy toàn bộ các yêu cầu bảo lưu và các trạng thái của chúng trên hệ thống. Người dùng được cấp quyền phê duyệt Yêu cầu bảo lưu có thể phê duyệt được ở 2 trạng thái:
Approved - Chấp nhận yêu cầu bảo lưu. Khi người dùng ấn nút này, Yêu cầu bảo lưu sẽ được ghi nhận trên hệ thống
Rejected - Từ chối yêu cầu bảo lưu. Khi người dùng ấn nút này, sẽ cần điền Lý do từ chối duyệt.
Tại màn hình này, người dung có thể sử dụng bộ lọc để xử lý nhanh các yêu cầu bảo lưu đang có trên hệ thống:
Search: tìm theo tên học sinh, số điện thoại
Onhold request status: các trạng thái của yêu cầu bảo lưu
Center: cơ sở của học sinh có yêu cầu bảo lưu (lấy theo cơ sở của lớp học gần nhât trước bảo lưu của học sinh)
Start date: ngày bắt đầu bảo lưu
End date: ngày kết thúc bảo lưu
Sau khi yêu cầu bảo lưu được duyệt, chỉ có OM có quyền chỉnh sửa nội dung của yêu cầu bảo lưu. OM có thể thêm ngày bảo lưu nhưng không thể sửa lại ngày bắt đầu (start date) trong yêu cầu bảo lưu đó.
Sau khi được duyệt (Approved), yêu cầu bảo lưu sẽ chuyển từ trạng thái Pending -> Approved trên hệ thống.
Khi một yêu cầu bảo lưu đã được duyệt, nhưng chưa đến ngày bảo lưu, học sinh đó không thể được đưa vào lớp hay làm gì khác được. Với tính năng Abandon này, người dùng có thể hủy yêu cầu bảo lưu đã được duyệt trước đó, học sinh trở về trạng thái Inactive và có thể được đưa vào các lớp học trên hệ thống bình thường.
Ví dụ: Học sinh A có yêu cầu bảo lưu từ ngày 15/1/2023. Yêu cầu này được duyệt từ ngày 24/12/2022.
Học sinh A buộc phải đưa ra tất cả các lớp đang học để được chấp nhận yêu cầu bảo lưu
Trong giai đoạn từ 24/12/2022 đến 15/1/2023, A không học được lớp nào trên hệ thống
Hình ảnh minh họa ví dụ trên
-> Vậy trong trường hợp A không muốn bảo lưu nữa thì sẽ xử lý như thế nào?
--> Tính năng Abandon onhold request ra đời nhằm hỗ trợ xử lý nhu cầu này!
Để thực hiện tính năng này, người dùng cần vào màn hình danh sách các yêu cầu bảo lưu -> mở yêu cầu bảo lưu cần xử lý
Chỉ người dùng nào được cấp quyền mới nhìn thấy nút Abandon trên hệ thống khi muốn xóa yêu cầu bảo lưu đã được chấp nhận
Trên thực tế, rất nhiều trường hợp học sinh đã xin bảo lưu nhưng khi tới khi hết hạn lại mong muốn được hỗ trợ bảo lưu tiếp. Hoặc trường hợp hết hạn bảo lưu, CS đã tích cực liên hệ với học sinh để đưa đi học lại nhưng không liên hệ được. Trạng thái Bảo lưu bổ sung được đưa vào hệ thống đễ hỗ trợ CS thao tác và phân biệt các trường hợp bảo lưu này so với các trường hợp khác.
Một số lưu ý về bảo lưu bổ sung
Giới hạn mỗi package chỉ được bổ sung 1 lần extra, tối đa 60 ngày
Chỉ được sử dụng extra khi đã dùng hết số lượt/thời gian bảo lưu theo quy định
Lựa chọn ngày extra và thêm lí do extra (ghép vào description)
Phê duyệt yêu cầu extra bảo lưu
Trường hợp học sinh đang bảo lưu nhưng muốn quay trở lại học sớm hơn dự định, người dùng nhấn nút Suspend để tạm dừng yêu cầu bảo lưu đang có của học sinh và có thể đưa học sinh đó vào lớp như bình thường. Người dùng chỉ ấn được nút Suspended khi:
Yêu cầu bảo lưu/ Yêu cầu bảo lưu bổ sung chưa đến ngày kết thúc đã được lưu trên hệ thống
Người dùng đã được cấp quyền trên hệ thống.
Ngay khi ấn nút Suspend, yêu cầu bảo lưu đó sẽ ngay lập tức được dừng lại. Số ngày và lượt bảo lưu của học sinh đã qua sẽ được đếm vào tổng số lượt bảo lưu/thời gian bảo lưu của học sinh.
Yêu cầu bảo lưu sẽ tự động chuyển sang trạng thái Returned khi
Bảo lưu đã hết hạn (qua ngày kết thúc - End date); và
Học sinh đã được nhập học vào một lớp đang running trên hệ thống (enrolled)
Trong quá trình vận hành, người dùng có thể tự thêm trường thông tin về "Lý do bảo lưu" của học sinh, không cần sự can thiệp của Tech team. (đối với những người dùng đã được cấp quyền)
Để thêm lý do bảo lưu, người dùng vào phần Settings -> Reason for absence để thấy danh sách các lý do bảo lưu đang có
Nếu lý do bảo lưu ở trạng thái Active, nó sẽ hiển thị cho người dùng lựa chọn khi tạo Yêu cầu bảo lưu (Creat onhold request)
Nếu lý do bảo lưu ở trạng thái Inactive, nó sẽ không hiển thị cho người dùng lựa chọn khi tạo Yêu cầu bảo lưu (Creat onhold request)
Các thông tin sửa được:
Tên lý do bảo lưu
Trạng thái của lý do bảo lưu
Người dùng thực hiện chỉnh sửa
Tên lý do bảo lưu ở phần khung màu xanh ở hình dưới (lưu ý giới hạn ký tự)
Trạng thái hoạt động ở phần khung màu cam ở hình dưới
Due soon: Lọc danh sách học viên sắp hết hạn bảo lưu
Bảo lưu thường (Onhold standard) được giới hạn theo chính sách quy định ở thời điểm hiện tại. ()
Để tạo yêu cầu bảo lưu cho một học viên, CXO vào tab Student, CXO di chuột vào dòng chứa thông tin học viên, click vào biểu tượng để vào phần thông tin chi tiết của học sinh. Người dùng click vào tab Onhold request, click vào biểu tượng dấu + để tạo Yêu cầu bảo lưu học viên mới cho học viên
Trường hợp học sinh muốn sử dụng hết số lượt/thời gian bảo lưu theo , người dùng có thể tạo nhiều yêu cầu bảo lưu liên tiếp cho học sinh, chỉ khi Yêu cầu bảo lưu cũ ở trạng thái Hết hạn (Expired)
Người dùng có thể vào sửa bất cứ nội dung nào trong yêu cầu bảo lưu, sau đó ấn để thông tin được cập nhật.
Khi người dùng thao tác xóa bỏ thành công, phía dưới góc phải màn hình sẽ hiện pop-up thông báo
Trường hợp ngày bảo lưu đã đến hoặc đã qua, người dùng sẽ không thể xóa bỏ yêu cầu bảo lưu đó. Hệ thống sẽ thông báo
Để tạo lý do bảo lưu mới, người dùng click vào biểu tượng phía góc trên, bên phải màn hình.
Tiếp theo, người dùng điền tên lý do bảo lưu tạo mới và ấn để lưu thông tin vừa tạo. Hệ thống hiển thị hộp thoại thông báo đã tạo thành công lý do bảo lưu mới.
Người dùng di chuột vào tên của lý do bảo lưu cần sửa, click chuột vào icon để vào chỉnh sửa
Tiếp theo, người dùng click để lưu thông tin vừa tạo. Hệ thống hiển thị hộp thoại thông báo đã thao tác thành công.
Tính năng ghi nhận trạng thái bảo lưu của học viên trên hệ thống
