Last updated
Last updated
Khi một khách hàng có mong muốn sử dụng phòng tại MindX Space, người dùng sẽ tạo một Yêu cầu đặt phòng - Booking request để ghi nhận nhu cầu sử dụng phòng của khách hàng.
Và để đảm bảo việc đặt lịch sử dụng phòng của khách không bị trùng lặp hoặc lãng phí, hoặc giúp Admin Space xác minh danh tính của khách hàng người sử dụng phòng, hoặc giảm thiểu rủi ro về việc phòng bị hủy hoặc thay đổi vào phút chót mà không có sự thông báo trước, Crystal cung cấp 03 trạng thái (status) cho Yêu cầu đặt phòng như sau:
Pending: là trạng thái yêu cầu đặt phòng mới được tạo trên hệ thống
Approved: là trạng thái yêu cầu đặt phòng đã được phê duyệt trên hệ thống. Yêu cầu đặt phòng được phê duyệt sẽ hiển thị ở trang Lịch đặt phòng, lịch trình chiếu đặt phòng
Rejected: là trạng thái yêu cầu đặt phòng đã bị từ chối trên hệ thống. Yêu cầu đặt phòng bị từ chối sẽ hiển thị kèm lý do bị từ chối để người dùng nắm bắt được thông tin chung.
Giao diện màn hình quản lý Yêu cầu đặt phòng gồm có 2 phần:
Bộ lọc (Filters) bao gồm:
Search: tìm kiếm thông tin yêu cầu đặt phòng theo tên phòng, tên cơ sở,...
Start date: là ngày bắt đầu sử dụng phòng có trong yêu cầu đặt phòng
End date: là ngày kết thúc sử dụng phòng có trong yêu cầu đặt phòng
Centers: cơ sở có phòng cho thuê
Rooms: tên phòng nằm trong cơ sở được lựa chọn ở filter trước đó
Status: trạng thái của yêu cầu đặt phòng
Bảng thông tin chi tiết bao gồm các thông tin
Contact customer: tên người trực tiếp sử dụng phòng
Contact phone: số điện thoại của người trực tiếp sử dụng phòng
Room: tên phòng khách hàng sử dụng
Status: trạng thái của lịch sử dụng phòng
Center: cơ sở có phòng mà khách hàng đang sử dụng
Rent type: loại thuê phòng
Recurrence: tần suất sử dụng phòng thuê của khách
Capacity: số lượng người sử dụng phòng
Start date: ngày khách bắt đầu sử dụng phòng
End date: ngày khách kết thúc sử dụng phòng được đặt
Start time: giờ bắt đầu sử dụng phòng của khách
End time: giờ kết thúc sử dụng phòng của sách
Khi tạo mới Yêu cầu đặt phòng, người dùng sẽ cần điền thông tin vào 03 mục chính dưới đây:
Người dùng sẽ chỉ nhìn thấy các khách hàng tại cơ sở mình đã lựa chọn đặt phòng để đưa thông tin khách hàng vào Yêu cầu đặt phòng
Nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, tối ưu hóa sử dụng không gian và nâng cao hiệu quả quản lý, hệ thống MindX Crytal hỗ trợ các loại thuê phòng sau:
Tần suất cho thuê phòng là mức độ sử dụng phòng thường xuyên của khách hàng. Nhìn vào đấy người dung có thể quản lý và tối ưu hóa việc cho thuê phòng tại coworking space.
Người dùng có thể lựa chọn các tần suất cho thuê phòng có sẵn trên hệ thống khi tạo Yêu cầu đặt phòng như sau:
No repeat: lịch sử dụng phòng chỉ được sử dụng 01 lần duy nhất, không lặp lại
Daily: sử dụng phòng hằng ngày, từ Thứ hai tới Chủ nhật, trong suất thời gian thuê
Weekdays: sử dụng phòng các ngày trong tuần, từ Thứ hai tới Thứ sáu, trong suất thời gian thuê
Weekly by day: sử dụng phòng vào ngày cố định trong tuần, trong suất thời gian thuê
Weekly by month: sử dụng phòng vào ngày cố định trong tháng, trong suất thời gian thuê
Chỉ người dùng được cấp quyền mới có thể phê duyệt yêu cầu đặt phòng trên hệ thống
Chỉ những yêu cầu đặt phòng được phê duyệt mới hiển thị trên Lịch đặt phòng
Như đã nói ở trên, người dùng được cấp quyền sẽ cần phê duyệt yêu cầu đặt phòng của khách hàng để chính thức ghi nhận khách hàng sử dụng phòng tại MindX.
Chỉ có thể phê duyệt/chuyển trạng thái các Yêu cầu đặt phòng có trạng thái là Pending sang các trạng thái khác. Không có chiều đổi trạng thái của Yêu cầu đặt phòng sau khi đã phê duyệt xong.
Trường hợp người dùng từ chối phê duyệt yêu cầu đặt phòng, người dùng sẽ cần phải điền Lí do từ chối/Reject reason thì mới lưu được thông tin phê duyệt.
Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng nút bấm để xóa nhanh toàn bộ thông tin có trên bộ lọc và nút bấm để tải nhanh lại dữ liệu ở bảng dữ liệu trên màn hình chính.
Để tạo một yêu cầu đặt phòng mới trên hệ thống, người dùng click vào ở góc trên, bên phải màn hình.
Để phê duyệt yêu cầu đặt phòng, người dùng mở một Yêu cầu đặt phòng cụ thể, kéo xuống cuối trang thông tin của yêu cầu đặt phòng và ấn vào nút hoặc để phê duyệt yêu cầu đó.
Booking details - Thông tin lịch đặt phòng bao gồm:
Center: cơ sở nơi có phòng khách muốn sử dụng
Room: phòng khách muốn sử dụng
Rent type: loại hình thuê. Là các hình thức thuê phòng mà coworking space cung cấp phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng
Capacity: số lượng khách sử dụng phòng
Date & Time & Recurrence - Thời gian và tần suất sử dụng phòng bao gồm:
Start date: ngày khách hàng bắt đầu sử dụng phòng
End date: ngày khách hàng kết thúc sử dụng phòng
Start time: giờ khách hàng bắt đầu sử dụng phòng
End time: giờ khách hàng kết thúc sử dụng phòng
Recurrence: tần suất sử dụng phòng của khách hàng
Customer - Thông tin khách hàng sử dụng phòng bao gồm:
Customer: khách hàng sử dụng phòng
User: người trực tiếp sử dụng phòng (Có thể chính là customer hoặc không)
Private
Phòng được sử dụng làm việc riêng, cố định dành riêng cho một cá nhân hoặc nhóm.
Thời gian sử dụng từ 8h - 20h từ Thứ 2 - Thứ 6
Khách khác không được sử dụng
Giới hạn thời gian sử dụng phòng từ 00:00 tới 23:59
Tần suất sử dụng phòng: hằng ngày
Không đặt được lịch khác trùng vào lịch này
Shared
Phòng làm việc chung mà nhiều người hoặc một nhóm nhỏ có thể cùng nhau sử dụng
Thời gian sử dụng từ 8h - 18h từ Thứ 2 - Thứ 6
Khách khác được sử dụng ngoài thời gian trên
Tổng thời gian sử dụng phòng là 9h30p (bao gồm 8h làm hành chính, 1h30 nghỉ trưa)
Tần suất sử dụng phòng: các ngày trong tuần (thứ 2 - thứ 6)
Khách khác đặt được phòng ở ngoài các giới hạn trên
Meeting
Phòng dành cho các cuộc họp, thảo luận,...
Thời gian sử dụng được tính theo giờ
Tổng thời gian sử dụng dưới 4h
Giới hạn số lượng khách sử dụng phòng: =<10 người
Event
Phòng dành cho sự kiện, hội thảo,...
Thời gian sử dụng được tính theo giờ
Tổng thời gian sử dụng dưới 4h
Giới hạn số lượng khách sử dụng phòng: >10 người
Seat
Chỗ làm việc trong khu vực chung mà khách hàng có thể dụng bất kỳ chỗ nào có sẵn
Thời gian sử dụng được tính theo giờ
Tổng thời gian sử dụng từ =<8h
Tần suất sử dụng phòng: các ngày trong tuần (thứ 2 - thứ 6)
Class
Phòng dành cho các lớp học của khối Xschool của MindX
Thời gian sử dụng được cài đặt theo lịch một buổi học của lớp đó
Hiện chưa giới hạn thời gian sử dụng
Tần suất sử dụng phòng: 1 tuần 1 buổi
Theo dõi và quản lý các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng, xác nhận hoặc từ chối yêu cầu đặt phòng.
