Chuyển email từ Gmail sang Outlook

Hướng dẫn migrate email từ Gmail sang Ms 365 thông qua ứng dụng Outllook của Office

1. Kết nối Gmail với ứng dụng Outlook trên desktop

• Ở thanh search của Desktop tìm ứng dụng Outlook (ứng dụng này được cài tự động kèm bộ Office)

Ứng dụng Outlook đã được cài đặt sẵn kèm với bộ Microsoft Office

• Ở lần đầu khởi chạy, ứng dụng sẽ yêu cầu đăng nhập -> hãy đăng nhập vào account Office 365 của mình

Màn hình đăng nhập Outlook

• Sau khi đăng nhập vào account Office 365, tiến hành kết nối tài khoản Gmail với Outlook bằng cách chọn "File" (góc trên bên trái màn hình ứng dụng Outlook) => chọn Add Account => điền thông tin của account Gmail sau đó bấm "Connect"

Màn hình Add Account trên Outlook

• Sau khi kết nối xong với tài khoản Gmail, có thể nhìn thấy Folder Gmail xuất hiện ngay bên dưới hòm thư Ms 365, từ đây có thể check được các mục giống bên Gmail như: Inbox, Sent, Draft,...

Lưu ý: Cần kiểm tra số thư trong hòm thư Inbox đã được đẩy hết lên chưa thì mới thao tác export thư. Nếu thư đang được đẩy lên thì số hiển thị bên cạnh Inbox sẽ nhảy tăng lên liên tục.

Email Gmail đã được add vào ứng dụng Outllook và dùng được song song với email Outlook

2. Export email trong Gmail vào Desktop

• Trong ứng dụng Outlook hãy chọn File -> Open & Export -> Import/Export

• Tiếp tục chọn Export to a file -> Next -> Outlook Data File (.pst) -> Next -> Chọn nguồn Email muốn Export (ở đây sẽ chọn Gmail) -> Next -> Chọn Browse để lựa chọn vị trí lưu bản Export trên Desktop -> Finish

Quy trình tạo 1 bản lưu dữ liệu Gmail trên desktop

• Một bảng chọn sẽ tiếp tục hiện ra để điền password cho bản Export, điều này để đảm bảo sự bảo mật của bản ghi. Nếu không cần đặt password thì chọn tiếp OK -> tiến trình Export sẽ bắt đầu

Sau khi cài đặt xong tiến trình Export email từ Gmail ra desktop sẽ bắt đầu

3. Import dữ liệu email từ Gmail vào hộp thư MS 365

• Tiếp tục chọn phần Import/Export như ở bước 2 bằng cách truy cập từ File -> Open & Export

• Ở bảng chọn lần này sẽ chọn Import from another program or file -> Next -> Outlook Data File (.pst) -> Next -> Browse để chọn vị trí lưu file dữ liệu Gmail đã tạo ở bước 2 -> Next -> ở mục Import items into the same folder in (chọn email Outlook muốn import từ Gmail sang) -> Finish

Các bước Import dữ liệu từ file Gmail ở bước 2 vào email Outlook

• Sau khi hoàn thành cài đặt, hệ thống sẽ bắt đầu Import dữ liệu email từ file lưu trữ Gmail sang Outlook. Vui lòng đợi và không tắt máy cho đến khi tiến trình hoàn tất

• Sau khi hoàn tất, các email của Gmail sẽ được lưu trữ trên Outlook, để kiểm tra luồng mail và các thông tin trong những email này kỹ càng hơn thì Microsoft khuyến cáo người dùng nên sử dụng Outlook trên web