Onhold request - Yêu cầu bảo lưu

Last updated 1 year ago

(Cập nhật tháng 12/2023)

Bảo lưu là trạng thái học viên tạm thời nghỉ học tại MindX trong một khoảng thời gian, sẽ quay trở lại học sau đó. Thời gian bảo lưu sẽ theo quy định của OM, tùy từng thời điểm.

Flow giải quyết bảo lưu cho học viên trên LMS như sau:

Chỉ có thể tạo yêu cầu bảo lưu cho học viên ở trạng thái INACTIVE (tương đương với việc, học viên đó đang không ở trong 1 lớp nào cả).

Yêu cầu bảo lưu (Onhold request) trên hệ thống hiện đang có các trạng thái sau:

Pending: yêu cầu bảo lưu đang chờ được duyệt
Approved: yêu cầu bảo lưu đã được chấp nhận
Cancelled: yêu cầu bảo lưu bị xóa bởi người tạo (trước khi được duyệt hoặc từ chối)
Abandon: yêu cầu bảo lưu bị hủy bởi người duyệt, trước khi tới thời hạn bảo lưu
Reject: yêu cầu bảo lưu bị từ chối duyệt
Returned: yêu cầu bảo lưu đã hết ngày end date và học sinh đã được nhập học vào 1 lớp đang ở trạng thái Running

1. Tạo và xử lý yêu cầu bảo lưu của học sinh

Người dùng có thể phân loại yêu cầu bảo lưu khi tạo một yêu cầu bảo lưu mới. Hiện đang có 02 loại bảo lưu có trên hệ thống:

Bảo lưu thường (Onhold standard) là loại bảo lưu được áp dụng theo các chính sách hỗ trợ học sinh của MindX
Bảo lưu vượt hạn (Onhold exception) là loại bảo lưu vượt hạn, mỗi học sinh chỉ hỗ trợ 1 lần

Trường hợp học sinh đã có một bảo lưu vượt hạn trước đó, người dùng sẽ không tạo thêm được bảo lưu vượt hạn cho học sinh đó nữa

1.1. Tạo yêu cầu bảo lưu cho học viên

Yêu cầu bảo lưu sẽ được thực hiện bảo CXO/CXL (sau đây gọi chung là CXO) trên hệ thống.

Để tạo yêu cầu bảo lưu cho một học viên, CXO vào tab Student -> tìm kiếm học viên cần bảo lưu bằng số điện thoại

Người dùng click vào tab Onhold request, click vào biểu tượng dấu + để tạo Yêu cầu bảo lưu học viên mới cho học viên

Người dùng điền đầy đủ các thông tin trong các ô trống dưới đây để tạo Yêu cầu bảo lưu cho học viên.

Khi CXO điền số ngày bảo lưu và chọn ngày bắt đầu, lịch trên ngày kết thúc sẽ tự động nhảy theo.
Lý do bảo lưu phải chọn theo các trường thông tin có sẵn. Trường hợp phải bổ sung thêm các lý do mới chưa có trên LMS, CXO liên hệ OM để bổ sung.

Khi học viên đang có yêu cầu bảo lưu ở trạng thái Pending thì sẽ không tạo được yêu cầu bảo lưu mới.

1.2. Sửa yêu cầu bảo lưu (nếu cần)

CXO chỉ được sửa yêu cầu bảo lưu do mình tạo ra
CXL/OM được sửa tất cả các yêu cầu bảo lưu

1.3. Duyệt yêu cầu bảo lưu (thao tác dành cho OM)

Trong phần Students, người dùng vào tab "Onhold request" sẽ thấy toàn bộ các yêu cầu bảo lưu và các trạng thái của chúng trên hệ thống.

Tại màn hình này, người dung có thể sử dụng bộ lọc để xử lý nhanh các yêu cầu bảo lưu đang có trên hệ thống:

Search: tìm theo tên học sinh, số điện thoại học sinh
Onhold request status: các trạng thái của yêu cầu bảo lưu
Center: cơ sở của học sinh có yêu cầu bảo lưu (lấy theo cơ sở của lớp học gần nhât trước bảo lưu của học sinh)
Start date: ngày bắt đầu bảo lưu
End date: ngày kết thúc bảo lưu

Sau khi yêu cầu bảo lưu được duyệt, chỉ có OM có quyền chỉnh sửa nội dung của yêu cầu bảo lưu. OM có thể thêm ngày bảo lưu nhưng không thể sửa lại ngày bắt đầu (start date) trong yêu cầu bảo lưu đó.

Sau khi được duyệt (Approved), yêu cầu bảo lưu sẽ chuyển từ trạng thái Pending -> Approved trên hệ thống.

1.4. Xóa yêu cầu bảo lưu đã được duyệt (Abandon onhold request)

Khi một yêu cầu bảo lưu đã được duyệt, nhưng chưa đến ngày bảo lưu, học sinh đó không thể được đưa vào lớp hay làm gì khác được. Với tính năng Abandon này, người dùng có thể hủy yêu cầu bảo lưu đã được duyệt trước đó, học sinh trở về trạng thái Inactive và có thể được đưa vào các lớp học trên hệ thống bình thường.

Ví dụ: Học sinh A có yêu cầu bảo lưu từ ngày 15/1/2023. Yêu cầu này được duyệt từ ngày 24/12/2022.

Học sinh A buộc phải đưa ra tất cả các lớp đang học để được chấp nhận yêu cầu bảo lưu
Trong giai đoạn từ 24/12/2022 đến 15/1/2023, A không học được lớp nào trên hệ thống

Hình ảnh minh họa ví dụ trên

-> Vậy trong trường hợp A không muốn bảo lưu nữa thì sẽ xử lý như thế nào?

--> Tính năng Abandon onhold request ra đời nhằm hỗ trợ xử lý nhu cầu này!

Để thực hiện tính năng này, người dùng cần vào màn hình danh sách các yêu cầu bảo lưu -> mở yêu cầu bảo lưu cần xử lý

Chỉ người dùng nào được cấp quyền mới nhìn thấy nút Abandon trên hệ thống khi muốn xóa yêu cầu bảo lưu đã được chấp nhận

1.5. Từ chối duyệt bảo lưu (Reject onhold request)

Tháng 04/2023, LMS đã cập nhập thêm phần thông tin hiển thị khi người dùng duyệt các yêu cầu bảo lưu. Thông tin hiển thị thêm gồm có:

Tên sản phẩm (product) gần nhất học sinh đó đã mua trước khi bảo lưu
Số điện thoại liên hệ của phụ huynh/học sinh: người dùng có thể dễ dàng thao tác copy/paste số điện thoại để thuận lợi hơn cho việc tìm kiếm/ xác nhận thông tin

Bên cạnh các quyền Approve/Cancel hay edit các yêu cầu bảo lưu đang chờ xử lý trên hệ thống, tài khoản OM trên hệ thống đã được cấp thêm quyền Reject.

1.6. Học sinh đã quay trở lại học khi kết thúc bảo lưu

Yêu cầu bảo lưu sẽ tự động chuyển sang trạng thái Returned khi

Bảo lưu đã hết hạn (qua ngày kết thúc - End date)
Học sinh đã được nhập học vào một lớp đang running trên hệ thống (enrolled)

2. Thêm lý do bảo lưu

2.1 Thêm mới

Trong quá trình vận hành, người dùng có thể tự thêm trường thông tin về "Lý do bảo lưu" của học sinh, không cần sự can thiệp của Tech team. (đối với những người dùng đã được cấp quyền)

Để thêm lý do bảo lưu, người dùng vào phần Settings -> Reason for absence để thấy danh sách các lý do bảo lưu đang có

Nếu lý do bảo lưu ở trạng thái Active, nó sẽ hiển thị cho người dùng lựa chọn khi tạo Yêu cầu bảo lưu (Creat onhold request)
Nếu lý do bảo lưu ở trạng thái Inactive, nó sẽ không hiển thị cho người dùng lựa chọn khi tạo Yêu cầu bảo lưu (Creat onhold request)